Zur Gewährleistung der Sicherheit personenbezogener Daten werden von der Kanzlei folgende Sicherheitsmaßnahmen in Entsprechung des Artikel 32 der Datenschutz-Grundverordnung implementiert:

Präventive Sicherheitsmaßnahmen – Maßnahmen zur Verhinderung eines erfolgreichen Angriffs

• Technische Maßnahmen
  • Logische Zugriffskontrolle: Die Vergabe von Zugriffsberechtigungen erfolgt nach dem „Need-to-Know“-Prinzip.
  • Authentifizierung: Jeglicher Zugriff auf personenbezogene Daten erfolgt ausschließlich nach einer erfolgreichen Authentifizierung.
  • Passwortsicherheit: Soweit Passwörter zur Authentifizierung eingesetzt werden, sollten diese mindestens 8 Zeichen lang sein und aus Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert.
  • Verschlüsselung auf dem Übertragungsweg: Personenbezogener Daten werden auf dem Übertragungsweg über das Internet verschlüsselt, zumindest soweit es sich um Daten der Lohnverrechnung oder sensible Daten handelt.
  • Verschlüsselung mobiler Geräte: Mobile Endgeräte und mobile Datenträger werden verschlüsselt, zumindest soweit auf diesen Geräten Daten der Lohnverrechnung oder sensible Daten gespeichert werden.
  • Netzwerksicherheit: Es wird eine Firewall eingesetzt, welche das interne Netzwerk vom Internet trennt und – soweit möglich – eingehenden Netzwerkverkehr blockiert.
  • Maßnahmen gegen Schadsoftware: Es wird nach Möglichkeit auf allen Systemen Anti-Viren Software eingesetzt. Alle eingehenden E-Mails werden automatisch auf Schadsoftware gescannt.
  • Management von Sicherheitslücken: Soweit möglich, wird auf allen Geräten die automatische Installation von Sicherheitsupdates aktiviert. Ansonsten erfolgt die Installation kritischer Sicherheitsupdates binnen 3 Arbeitstagen, die Installation von Sicherheitsupdates mittlerer Kritikalität binnen 25 Arbeitstagen und die Installation von Sicherheitsupdates geringer Kritikalität binnen 40 Arbeitstagen.
• Organisatorische Maßnahmen
  • Klare Zuständigkeiten: Interne Zuständigkeiten für Fragen der Datensicherheit werden definiert.
  • Verschwiegenheitspflicht der Dienstnehmer: Die Dienstnehmer werden über die Dauer ihres Dienstverhältnisses hinaus zur Verschwiegenheit verpflichtet. Insbesondere werden sie dazu verpflichtet, personenbezogene Daten nur auf ausdrückliche Anweisung eines Vorgesetzten an Dritte zu übermitteln.
  • Schulungen und Informationsmaßnahmen: Die Dienstnehmer werden zu Fragen der Datensicherheit (intern oder extern) geschult und angemessen über Fragen der Datensicherheit informiert (z.B. Passwortsicherheit).
  • Geordnete Beendigung des Dienstverhältnisses: Bei Beendigung des Dienstverhältnisses erfolgt eine unverzügliche Sperrung aller Konten des ausscheidenden Dienstnehmers sowie eine Abnahme aller Schlüssel des ausscheidenden Dienstnehmers.
  • Verwaltung von Computer-Hardware: Es werden Aufzeichnungen darüber geführt, welchem Mitarbeiter welche Endgeräte (z.B. PC, Laptop, Mobiltelefon) zugewiesen wurden.
  • Eingabekontrolle: Es bestehen Verfahren zur Kontrolle der Richtigkeit der eingegebenen personenbezogenen Daten.
  • Keine Doppelverwendung von Benutzer-Accounts: Jede Person sollte ihren eigenen Benutzer-Account haben – das Teilen von Benutzer-Accounts ist untersagt.
  • Keine unnötige Verwendung administrativer Accounts: Benutzer-Accounts mit administrativen Rechten werden nur in Ausnahmefällen verwendet – die reguläre Nutzung von IT-Systemen erfolgt ohne administrative Rechte.
  • Auswahl der Dienstleiser: Bei der Auswahl von Dienstleistern wird das vom Dienstleister gebotene Datensicherheitsniveau berücksichtigt. Der Einsatz eines Dienstleisters, der als Auftragsverarbeiter einzustufen ist, erfolgt nur nach Abschluss einer Auftragsverarbeitervereinbarung.
  • Sichere Datenentsorgung: Papier, welches personenbezogene Daten enthält, wird grundsätzlich geschreddert bzw. einem externen Dienstleister zur sicheren Vernichtung übergeben. Datenträger werden vor ihrer Entsorgung vollständig überschrieben oder physisch zerstört, sodass die darauf gespeicherten Daten nicht wieder hergestellt werden können.
• Physische Maßnahmen
  • physische Zugangskontrolle: Das Betreten der Betriebsräumlichkeiten ist für betriebsfremde Personen nur in Begleitung einer betriebsangehörigen Person zulässig.
  • Einbruchssicherheit: Die Zugänge zu den Betriebsräumlichkeiten verfügen über einen angemessenen Einbruchsschutz (z.B. eine Sicherheitstüre höherer Widerstandsklasse).
  • Besonderer Schutz von Computer-Hardware: Der Zugang zu Räumlichkeiten, in denen sich Computer-Server befinden ist durch besondere Maßnahmen gesichert (z.B. zusätzliches Schloss).
  • Schlüsselverwaltung: Schlüssel, welchen den Zugang zu den Betriebsräumlichkeiten oder Teilen derselben ermöglichen, werden nur an besonders vertrauenswürdige Personen ausgehändigt und dies auch nur soweit und solange diese Personen tatsächlich einen eigenen Schlüssel benötigen.

Detektive Sicherheitsmaßnahmen – Maßnahmen zur Erkennung eines Angriffs

• Technische Maßnahmen
  • Scans nach Schadsoftware: Es werden regelmäßig Scans nach Schadsoftware (Anti-Viren-Scans) durchgeführt, um Schadsoftware zu identifizieren, welche ein IT-System bereits kompromittiert hat.
  • Automatische Prüfung von Logfiles: Soweit die Sicherheits-Logfiles mehrerer System auf einem System zentralisiert gesammelt werden, erfolgt eine automatisierte Auswertung der Logfiles, um mögliche Sicherheitsverletzungen zu erkennen.
  • Sicherheits-Mailing-Listen: Es wird sichergestellt, dass ein Mitarbeiter des Unternehmens oder ein externer Dienstleister einschlägige Mailing-Listen für die Bekanntgabe neuer IT-Sicherheits-Bedrohungen abonniert (z.B. Mailing-Listen der Hersteller der verwendeten Software), um über die aktuelle Bedrohungslage in Kenntnis zu sein.
• Organisatorische Maßnahmen
  • Erkennung von Sicherheitsverletzungen durch Dienstnehmer: Alle Dienstnehmer werden instruiert, wie sie Sicherheitsverletzung erkennen können (z.B. nicht mehr auffindbare Computer-Hardware, Meldungen von Anti-Viren-Software).
  • Betriebsfremde Personen: Alle Dienstnehmer werden instruiert, betriebsfremde Personen anzusprechen, sollten sie in den Betriebsräumlichkeiten angetroffen werden.
  • Audits: Es werden regelmäßige Audits durchgeführt (z.B. Prüfung, ob alle kritischen Sicherheits-Updates installiert wurden). Insbesondere erfolgt eine regelmäßige Prüfung der erteilten Zugriffs- und Zutrittsberechtigungen (welchem Mitarbeiter ist welcher Benutzer-Account mit welchen Zugriffsrechten zugewiesen; welche Personen verfügen über welche Schlüssel).
  • Manuelle Prüfung von Logfiles: Soweit Logfiles geführt werden (z.B. über erfolglose Authentifizierungsversuche), werden diese in regelmäßigen Abständen geprüft.
• Physische Maßnahmen
  • Brandmelder: Sofern dies aufgrund der Größe und Beschaffenheit der Betriebsräumlichkeiten angemessen ist, wird ein Brandmelder installiert, der durch Rauch automatisch ausgelöst wird.

Reaktive Sicherheitsmaßnahmen – Maßnahmen zur Reaktion auf einen Angriff

• Technische Maßnahmen
  • Datensicherung: Es werden regelmäßig Datensicherungen erstellt und sicher aufbewahrt.
  • Datenwiederherstellungskonzept: Es wird ein Konzept zur raschen Wiederherstellung von Datensicherungen entwickelt, um nach einer Sicherheitsverletzung zeitnah den regulären Betrieb wieder herstellen zu können.
  • Automatische Entfernung von Schadsoftware: Die eingesetzte Anti-Viren-Software verfügt über die Funktion, Schadsoftware automatische zu entfernen.
• Organisatorische Maßnahmen
  • Meldepflicht für Dienstnehmer: Alle Dienstnehmer werden angewiesen, Sicherheitsverletzungen unverzüglich an eine zuvor definierte interne Stelle bzw. Person zu melden.
  • Meldepflicht für externe Dienstleister: Allen Dienstleistern wurden Kontaktdaten für die Meldung von Sicherheitsverletzungen mitgeteilt.
  • Prozess für die Reaktion auf Sicherheitsverletzungen: Es wird durch einen geeigneten Prozess sichergestellt, dass Sicherheitsverletzungen innerhalb von 72 Stunden ab Kenntnis von der Sicherheitsverletzung an die Datenschutzbehörde gemeldet werden können. Insbesondere sind allen Dienstnehmern die Notfall-Telefonnummern der zu involvierenden Personen bekannt zu geben (z.B. Notfall-Telefonnummer für den IT-Support).
• Physische Maßnahmen
  • Feuerlöscher: In den Betriebsräumlichkeiten gibt es eine geeignete Anzahl an Feuerlöschern. Allen Dienstnehmern ist bekannt, wo sich die Feuerlöscher befinden.
  • Feueralarm: Soweit es keinen Brandmelder gibt, der über keine automatische Verbindung zur Feuerwehr verfügt, wird durch einen angemessenen Prozess sichergestellt, dass die Feuerwehr manuell verständigt werden kann.

Abschreckende Sicherheitsmaßnahmen – Maßnahmen zur Minderung der Angreifermotivation

• Technische Maßnahmen
  • Automatische Warnmeldungen: Nutzer erhalten automatische Warnmeldungen bei risikoträchtiger IT-Nutzung (z.B. durch den Webbrowser, wenn eine verschlüsselte Website kein korrektes SSL/TLS-Zertifikat verwendet).
• Organisatorische Maßnahmen
  • Sanktionen bei Angriffen durch eigene Dienstnehmer: Alle Dienstnehmer werden darüber informiert, dass Angriffe auf betriebseigene IT-Systeme nicht toleriert werden und schwerwiegende arbeitsrechtliche Konsequenzen, wie insbesondere eine Entlassung nach sich ziehen können.